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Aussteller-FAQ

Anmeldung zur Ausstellung

Wann ist Anmeldeschluss zur tekom-Frühjahrstagung 2015?

Die Anmeldung ist grundsätzlich möglich, solange Standplätze frei sind. Bei Anmeldung nach dem 16.01.2015 ist jedoch keine Aufnahme mehr in das gedruckte Tagungsprogramm möglich.
Alle Termine auf einen Blick: Terminplan zur Ausstellung.

Gibt es eine Mindestgröße für einen Messestand?

Die kleinste verfügbare Standgröße beträgt 6 qm, bei Aufnahme eines Mitausstellers beträgt die Mindestgröße 9 qm.

Welche (vertraglich festgesetzten) Kosten fallen neben der Standmiete noch an?

Siehe Kostenübersicht.

Benötigt unser Unternehmen eine Ausstellerversicherung?

Ja. Eine Ausstellerversicherung (Haftpflicht) ist obligatorisch. Die Deckungssummen müssen mindestens 1.000.000 Euro für Personen-, 500.000 Euro für Sach- und 50.000 Euro für Vermögensschäden betragen. Die Versicherung Ihres Messestands und der Exponate obliegt Ihnen.

Standgestaltung, Standbau und -organisation

Gibt es Vorschriften für Standbau und Standgestaltung?

Für den Standbau gelten Hausordnung, die Sicherheitsbestimmungen und die Technischen Bestimmungen des darmstadtium. Diese stehen zum Download bereit unter: http://tagungen.tekom.de/f15/fuer-aussteller/downloads-fuer-aussteller


 Darüber hinaus gelten folgende besonderen Bedingungen des Veranstalters:

  • Es werden nur eingeschossige Stände zugelassen.
  • Es gibt keine Möglichkeit für Deckenabhängungen.
  • Alle Materialien müssen schwer entflammbar sein. Bitte halten Sie für eventuelle Kontrollen die entsprechenden Nachweise hierfür bereit. Leicht brennbare Bespannung und Dekorationen sind unzulässig.
  • Die komplette Standfläche muss mit Bodenbelag ausgelegt sein.
  • Die Stände müssen eine Blende oder Rückwand mit Ihrem Logo / Firmennamen haben, aus der der Name des Ausstellers ersichtlich ist.
  • Zu allen offenen Standgrenzen hin ist eine transparente Gestaltung erforderlich. Geschlossene Konstruktionen zu den Besuchergängen sind nicht erlaubt. Der geschlossene Anteil an einer Gangseite darf 30 % nicht überschreiten, für solche Stände gilt eine Genehmigungspflicht.
  • Sie sind verpflichtet gegen den direkt angrenzenden Nachbarstand eine fugenfreie, standsichere, weiße Trennwand ohne werbliche Aussage zu erstellen, um den Nachbarstand in dessen Gestaltung nicht zu beeinträchtigen.
  • Gegenstände dürfen nicht in den Gängen platziert werden.

Entspricht der Stand nicht den Mindestanforderungen, dann kann der Aussteller vom Veranstalter zur Nachbesserung aufgefordert werden. Die Kosten hierfür trägt der Aussteller.

Wie ist die maximale Standbauhöhe?

Die maximale Bauhöhe beträgt 3,00 m.

Gibt es einen offiziellen Standbaupartner?

Komplettstände, Mobiliar, elektrisches Zubehör wie Kabel etc. können hier bestellt werden:
MSS Messe System Service Rita Böhme e.K.
Gewerbestraße 9-11
86420 Diedorf
+49 8238 9610-0
Fax +49 8238 9610-66
Ansprechpartnerin:
Svenja Böhme
+49 8238 9610-12
Fax +49 8238 9610-66
s.boehme@mss-messe.de
Bestellung und Abrechnung erfolgt direkt zwischen dem Aussteller und MSS.
Entsprechende Bestellformulare finden Sie hier.

Wie ist der Boden der Ausstellungsfläche beschaffen?

Die Bodenfläche in der Halle (spectrum A) ist mit Parkett ausgelegt, das Foyer hat einen Basaltboden. Die komplette Standfläche muss mit Bodenbelag ausgelegt sein.
Fußböden dürfen nicht vernagelt, verschraubt oder gedübelt werden, Klebematerialien müssen rückstandslos entfernt werden. Um sicher zu gehen, dass keine Klebereste auf dem Boden zurück bleiben und um ggf. Folgekosten zu vermeiden, bietet das darmstadtium vor Ort auch gerne entsprechendes Klebeband zum Kauf an.

Wird die Halle bewacht?

Eine allgemeine Bewachung der Ausstellungshalle, der Zugänge und Aufzüge während der Laufzeit der Veranstaltung sowie während der Auf- und Abbauzeiten findet nicht statt. Es wird daher empfohlen keine Wertgegenstände wie Laptops, Tablets, Smartphones, Taschen usw. unbeaufsichtigt an den Ständen zu lassen. Die Versicherung des Standes und der Exponate während des Auf- und Abbaus, den Ausstellungszeiten sowie außerhalb der Öffnungszeiten der Ausstellung obliegt dem Aussteller, der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Feuer-, Leitungswasser- und Witterungsschäden, Einbruch und Diebstahl. Sicherheitspersonal für Messestände kann auf Wunsch bei s.kutz@tekom.de angefragt werden. Wenn Sie eine eigene Standsicherheitswache stellen, informieren Sie uns bitte frühzeitig darüber.

Kann ich einen Besprechungsraum mieten?

Bitte melden Sie Ihren Bedarf per E-Mail an c.ilg@tekom.de.

Standtechnik

Haben die Stände einen Stromanschluss?

Nein. Bitte bestellen Sie diesen bei s.kutz@tekom.de mit Seite 3 der Ausstellungsanmeldung.
Die Netzspannung beträgt 380/220 Volt.
Das notwendige Leitungsmaterial, Mehrfachverteiler, Anschlusskabel usw. können Sie per Formular bei der Firma MSS Messe System Service bestellen.
Mitgebrachte Geräte sowie Kabel und Arbeitsausführungen müssen den gültigen VDE-Vorschriften entsprechen.

Wo kann Ausstellungstechnik für die Messe bestellt werden?

Elektrisches Zubehör wie Kabel, Mehrfachsteckdosen, Beleuchtung etc. können bei folgendem Servicepartner bestellt werden:


MSS Messe System Service Rita Böhme e.K.
Gewerbestraße 9-11
86420 Diedorf
Ansprechpartnerin:
Svenja Böhme
+49 8238 9610-12
Fax +49 8238 9610-66
svenja.boehme@mss-messe.de
Bestellung und Abrechnung erfolgt direkt zwischen dem Aussteller und MSS.
Das Bestellformular steht zum Download hier bereit.

Haben die Stände einen WLAN-Anschluss?

Die WLAN-Nutzung im gesamten Ausstellungsbereich ist kostenlos. Jedoch ist diese nicht für Präsentationen am Stand zu empfehlen, da es insbesondere in den Pausen durch die starke Nutzung des WLAN-Netzes durch Besucher zu Engpässen kommen kann. Für eine stabile Verbindung können Sie einen LAN-Anschluss (10Mbit/s, inkl. Verbrauch)  à 150,00 Euro zzgl. MwSt. (für 2,5 Tage, 1 Aufbau- und 2 Veranstaltungstage) bei s.kutz@tekom.de bestellen. Gerne bieten wir Ihnen auch LAN-Anschlüsse mit schneller Geschwindigkeit (z.B. 100 oder 1.000 Mbit/s) an.

Kann ein ausstellereigenes WLAN-Netz installiert werden?

Nein. Eigens mitgebrachte, aktive WLAN-Komponenten sind ausdrücklich untersagt.
Es ist untersagt eigene WLAN-Netze auszustrahlen. Bei Verstößen können die entsprechenden Aussteller vom Aussteller-WLAN getrennt werden. Sie können über s.kutz@tekom.de einen LAN-Anschluss bestellen oder das frei zugängliche WLAN-Netz im Gebäude nutzen.

Anlieferung, An- und Abbau

Wie sind die Auf- und Abbauzeiten?

Aufbau am Mittwoch, 22.04.15 von 13:00 bis 20:00 Uhr.
Abbau am Freitag, 24.04.15 von 16:00 bis 22:00 Uhr. Ein Abbau vor 16:00 Uhr ist nicht gestattet.

Wie sind Anfahrt und Parken für PkW geregelt?

Fahrzeuge bis 1,95 m Höhe müssen via Alexanderstraße oder über die Einfahrt Schlossgarage / Karolinenplatz ins Parkhaus des darmstadtium einfahren. Das Parkhaus ist durchgehend geöffnet. Informationen zu den Parkgebühren finden Sie hier.

Wie kann Messematerial aus der Tiefgarage ins OG transportiert werden?

Um Messematerial vom Fahrzeug in der Tiefgarage zur Ausstellungsfläche im 1. Obergeschoss zu bringen, können gegen Hinterlegung einer Kaution (Personalausweis) am Infopoint des darmstadtium (Ebene 0 / Haupteingang) Rollwagen ausgeliehen werden. Die Wagen können mit dem Personenaufzug befördert werden.

Wie sind Anfahrt und Parken für LkW geregelt?

Die Anfahrt für LKW während den Auf- und Abbauzeiten ist für den Ladehof nur von der Landgraf-Georg-Straße aus möglich. Zum Be- und Entladen bitte über den Ladehof des Kongresszentrums anfahren. Bitte der Beschilderung „Ladehof“ folgen und dort klingeln. Es wird keine Kaution erhoben. Es ist keine Laderampe vorhanden, das heißt es ist ein eigener Stapler oder eine Ladebordwand erforderlich.
Bitte hinterlegen Sie Ihre Mobilnummer und Ihren Namen im Fahrzeug, so dass Sie jederzeit erreichbar sind.
Bitte beachten: Rettungswege, Türen und Notausgänge müssen frei bleiben. Nach dem Entladen muss die Fläche umgehend für andere Aussteller freigemacht werden.
LKW können in Darmstadt wie folgt abgestellt werden:

  • Mercksplatz: Stand Januar 2015 gibt es dort keine Parkautomaten, kann sich bis zur Veranstaltung jedoch ändern, weil diese seitens der Stadt in Planung sind. Es ist jedoch noch kein Termin bekannt.
  • Darmstädter Messplatz: da am Freitag, 24.04.2015 die „Darmstädter Frühjahrsmess“ beginnt, könnten die Parkmöglichkeiten dort durch den Aufbau eingeschränkt sein.
  • Stadion Böllenfalltor, falls kein Fussballpiel des SV Darmstadt stattfindet.

 

Benötigen Fahrzeuge in Darmstadt eine Umweltplakette bzw. gibt es für LKW Durchfahrtsbeschränkungen?

PKW: Darmstadt ist Umweltzone, damit benötigen alle PkW eine grüne Feinstaubplakette.
LKW: In Darmstadt bestehen strikte Durchfahrbeschränkungen für nicht ortsansässige LKW mit mehr als 3,5 t Gewicht.

Eine Ausnahmegenehmigung für Messetransporte erhalten Sie hier zum Download.
Alle Informationen zur Durchfahrt mit dem LKW finden Sie hier.


Gibt es eine Lagermöglichkeit vor Ort?

Für die Lagerung von Ausstellungsgut sind keine Lagerflächen vorhanden. Leergut und Verpackungsmaterialien sind extern einzulagern. Kisten, Packmaterial und sonstige, leicht brennbare Materialien und Abfälle dürfen nicht am Stand und grundsätzliche nicht in den Gängen aufbewahrt werden.

Wie lautet die exakte Lieferanschrift des Messegeländes?

Sollten Sie Material nach Darmstadt schicken wollen, so adressieren Sie Ihre Sendung bitte wie folgt:
Wissenschafts- und Kongresszentrum Darmstadt GmbH & Co. KG
VA-ID 14552 / Aussteller / Standnummer
Schlossgraben 1
64283 Darmstadt
Achtung: Die Sendung muss vom Aussteller selbst entgegen genommen werden, das Personal des darmstadtium kann keine Sendungen annehmen!

Standpersonal

Wie werden Standbetreuer angemeldet?

In der Standgebühr sind je nach Standgröße die Tagungsgebühren für Standbetreuer enthalten. Die Anzahl der freien Standbetreuer kann der Anmeldebestätigung entnommen werden.
Bitte tragen Sie im Tagungsportal bis spätestens 13.04.2015 die Namen ein und kreuzen Sie die entsprechenden Anwesenheitstage an, sonst stellen wir die Ausweise automatisch für beide Tage aus.
Weitere Ausweise können erworben werden, indem Sie im Portal einfach weitere Betreuer hinzufügen.
Die Ausstellerausweise berechtigen auch zum Besuch der Tagung und zum Mittagessen. Die Eintrittskarten zur Messe (Besuchergutscheine) gelten nicht als Eintrittskarten für Standbetreuer. Bitte beachten Sie: Benannte Standbetreuer, die bis 4 Tage vor Tagungsbeginn nicht storniert wurden, werden Ihnen nach der Tagung in Rechnung gestellt. Während des Auf- und Abbaus werden keine Ausweise benötigt.

Müssen auch Referenten als Standpersonal angemeldet werden?

Nein, für Referenten stellen wir automatisch einen Ausweis aus (inkl. Mittagessen und uneingeschränktem Zugang zu allen Vorträgen, Ausstellung etc.). Die Ausweise müssen vor Ort an der Registrierung abgeholt werden. Es erfolgt kein Versand vorab.

Wieviele kostenlose Ausstellerausweise sind in der Standgebühr enthalten?

In der Standgebühr sind je nach Standgröße die Tagungsgebühren für Standbetreuer wie folgt enthalten:

  • bis 9 qm: 1 Person
  • ab 10 qm: 2 Personen
  • ab 15 qm: 3 Personen
  • ab 20 qm: 4 Personen
  • ab 25 qm: 5 Personen

Weitere Ausweise können erworben werden. Näheres hierzu unter „Wie werden Standbetreuer angemeldet?“ und unter Kostenübersicht.  Die Ausstellerausweise berechtigen auch zum Besuch der Tagung. Sie können bis zum 13.04.2015 Ihre Standbetreuer ins Tagungsportal eingeben.

Wann erhalten wir die Ausstellerausweise?

Die Ausweise erhalten Sie vor Ort an der Registrierung. Bitte nutzen Sie die Vorabendregistrierung am Mittwoch, den 22.04. von 18:00 bis 20:00 Uhr, um Ihren Ausstellerausweis ohne Wartezeiten abzuholen. Voraussetzung für den Erhalt der Ausstellerausweise ist die vollständige Bezahlung der Standmietrechnung.

 

Anreise und Aufenthalt

Wie ist der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?

Eine detaillierte Auskunft über die Anreisemöglichkeiten mit öffentlichen Verkehrsmitteln finden Sie hier.

Wie ist der Veranstaltungsort mit dem Navigationssystem zu finden?

Adresse: Schlossgraben 1, Darmstadt. Parkhaus-Einfahrt via Alexanderstraße.
Einfahrtshöhe: 1,95 m
Das Parkhaus ist durchgehend geöffnet.

Wo können PKW parken?

Das darmstadtium verfügt über eine Tiefgarage mit ausreichend Parkplätzen. Zu diesen gelangen Sie über die Zufahrt auf der Alexanderstraße oder über die Einfahrt Schlossgarage / Karolinenplatz. Die maximale Einfahrtshöhe beträgt 1,95 m.
Informationen zu den Parkgebühren und Öffnungszeiten der Tiefgarage finden Sie hier.

Gibt es tekom-Kontingente in Hotels?

In verschiedenen Hotels in Darmstadt sind Zimmer unterschiedlicher Preiskategorien vorreserviert.
Sie können diese Zimmer über das tekom-Tagungsportal buchen.

Werbung und Sponsoring

Wie kommt unser Firmeneintrag ins Internet und ins Tagungsprogramm?

Für die Ankündigung Ihres Messeauftritts im Internet (Tagungsportal) sowie im Tagungsprogramm benötigen wir eine Kurzbeschreibung sowie das Logo Ihres Unternehmens.
Sie können beides hier übermitteln.
Bitte beachten Sie: Nur Ankündigungstexte und Logos, die bis spätestens 16.01.2015 übermittelt wurden, können im gedruckten Tagungsprogramm veröffentlicht werden! Der Eintrag ist in den Mietkosten enthalten.

Wie kann ich als Aussteller Kunden zur Ausstellung einladen?

Alle Aussteller erhalten automatisch im Vorfeld per E-Mail einen mehrfach verwendbaren Code, mit dem online ein kostenloser Besuchergutschein generiert werden kann. Es werden nur Gutscheine in Rechnung gestellt, die vor Ort eingelöst werden. Der Preis beträgt 10,00 Euro je Gutschein zzgl. MwSt.

Welche Werbemöglichkeiten gibt es für Aussteller?

Zum Beispiel Einleger in die Tagungstasche, Sponsoring der Willkommensveranstaltung usw. Bitte sprechen Sie uns an: vertrieb@tekom.de. Eigenmächtige Werbeaktionen außerhalb des eigenen Standes (z.B. Verteilung von Prospekten, Anbringen von Werbeschildern) sind nicht gestattet.