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Der Weg zum Vortrag

Beitrag aus der Fachzeitschrift 'technische kommunikation', Ausgabe 4/2014

Rund 4.000 Fachleute aus der Technischen Kommunikation kommen zur tekom-Jahrestagung, hören Vorträge oder nehmen an Workshops teil. Doch kaum jemand weiß, wie viele Arbeitsschritte notwendig sind, um das Tagungsprogramm auf die Beine zu stellen – Zeit, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.

Von Frank Fleury

In der tekom-Geschäftsstelle in Stuttgart sind mehrere hauptamtliche Mitarbeiter an Veranstaltungsorganisation und Kommunikation mit Referenten, Tagungsteilnehmern und Messebesuchern beteiligt. Dort ist auch die tcworld GmbH angesiedelt, zuständig für die Abwicklung der Tagung. Das Vortragsprogramm zu gestalten, ist hingegen weiterhin Aufgabe des Fachverbands und seiner Mitglieder. Diese engagieren sich zum Beispiel im Beirat für Tagungen (BrT), der eng mit der Geschäftsstelle zusammenarbeitet.

Ehrenamtlich und unabhängig

Die Mitglieder des Beirats für Tagungen (BrT) werden vom Erweiterten Vorstand für drei Jahre berufen, parallel zur Amtszeit des Vorstands. Er überträgt dem Beirat die Aufgabe, das Vortragsprogramm für Frühjahrs- und Jahrestagung auszuwählen. Das Ziel ist, ein hochwertiges Programm zu erstellen, das den Teilnehmern den besten Nutzen bietet. Um die Vielfalt der Technischen Kommunikation und der Zielgruppen abzubilden, stammen die Mitglieder des Beirats aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen und bringen verschiedene fachliche Hintergründe mit.

So wird sichergestellt, dass keine Einzelinteressen oder bestimmte Gruppen Vorrang erhalten. Denn bei der Auswahl geht es ausschließlich darum, was für den Tagungsteilnehmer interessant ist. Zudem agiert der tekom-Beirat unabhängig vom Veranstalter tcworld GmbH. Wie sehen nun die einzelnen Schritte aus, bis das Programm bei Mitgliedern und Interessenten im Briefkasten liegt, im Tagungsportal bereitsteht und schließlich der Referent die Bühne betritt?

Attraktive Themen sorgen für ein großes Teilnehmerecho.

Zwölf Monate vorher: Erste Planung

In der Zeit von Oktober bis November bespricht der Beirat, welche Themen und Schwerpunkte bei der Jahrestagung zwölf Monate später berücksichtigt werden sollen. Das Programm unterliegt dabei zwei Gesichtspunkten: Kernthemen der Technischen Kommunikation müssen abgedeckt sein, zum Beispiel Inhaltserstellung, rechtliche und normative Anforderungen, Content Management, Übersetzung oder auch Terminologie.

Die zweite Anforderung ist das Aufgreifen aktueller Entwicklungen und Branchentrends. Der Beirat berücksichtigt dabei eigene Beobachtungen, außerdem Hinweise aus anderen tekom-Gremien wie dem Erweiterten Vorstand, dem Beirat für Normen und dem für den Dokupreis, weiterhin aus Arbeits- und Regionalgruppen und von Mitgliedern. Diskutiert wird, wie sich Themen aus früheren Tagungen entwickelt haben. Gleichzeitig entstehen die Vortragsformate, die durch ihre Vielfalt jedem Thema einen Rahmen geben.

Weiterhin beschäftigt sich der Beirat damit, an welche Zielgruppen sich das Programm richtet.

Acht Monate vorher: Call for Papers

In Abstimmung mit dem Tagungsbeirat bereitet die Geschäftsstelle den Call for Papers (CfP) vor, der später im Tagungsportal abrufbar ist: tagungen.tekom.de. Zudem geht Ende Februar bis Anfang März eine Einladung zum CfP per E-Mail an alle Mitglieder und Interessenten, zusätzlich wird er über soziale Netzwerke verbreitet. Der Call for Papers bleibt etwa sechs Wochen von Anfang März bis Mitte April online. Inhaltliche oder technische Fragen beantwortet die Stuttgarter Geschäftsstelle.

Tipps für zukünftige Referenten

Mit dem Call for Papers werden die Leser aufgefordert, einen Beitrag zu den festgelegten Themen und Vortragsformaten über das Tagungsportal einzureichen. Jeder darf maximal vier Beiträge liefern. Ausgewählt werden höchstens zwei Beiträge pro Person und vier pro Firma. So bleiben Fairness und Ausgewogenheit gewährleistet. Oft ist die Zahl der Einreichungen insgesamt jedoch so hoch, dass nur ein Beitrag eines Referenten oder eines Unternehmens angenommen werden kann, es sei denn, ein weiterer sticht besonders heraus. Auf der Tagung dann kann der Referent den Vortrag alleine halten oder gemeinsam mit einem Co-Referenten.

Wissenswert und werbefrei

Einreichungen haben die besten Chancen, wenn sie folgende vier Kriterien erfüllen:
Wertvoller Inhalt – das gewählte Thema sollte aktuell und relevant sein, die aufgezeigten Lösungen mit seriösen Methoden ermittelt, ein Einzelaspekt klar fokussiert und praxisbezogen dargestellt werden.

  • Werbefreiheit – die Tagungsteilnehmer reagieren empfindlich auf Vertriebs- oder Selbstdarstellungen. Beiträge, die Personen, Produkte oder Firmenerrungenschaften in den Mittelpunkt stellen, haben geringe Chancen. Besser ist eine kurze Vorstellung mit den wesentlichen Informationen. Der Sachbeitrag und die Wirkung des Referenten zählen, sie sind für die Besucher viel interessanter und aussagekräftiger als jede wohlformulierte Eigendarstellung.
  • Gut strukturierter Beitrag – wie ist der Beitrag grob strukturiert und welche Methoden kommen zur Anwendung? Nicht jede Einzelheit sollte aufgeführt werden, die Beiräte wollen sich lediglich ein Bild über Aktualität und Güte der Inhalte sowie über die angewandte Vortragsmethode machen. Bei hunderten Einreichungen, die jeder lesen, verstehen und bewerten soll, können zu kurze oder zu lange Gliederungen ein Hindernis sein.
  • Anregende und korrekt geschriebene Texte – die lange Einreichungsfrist gibt die Möglichkeit, Beiträge getrennt zu speichern und einzureichen, um den Text korrigieren zu lassen. Dass etwa 80 Prozent der Einreichungen am letzten Tag vor Ablauf der Frist eintreffen, erklärt vielleicht, warum einige Texte den Unmut der Beiräte auf sich ziehen. Ein umständlicher, fehlerhafter oder gar fehlender Text ist schwierig zu verstehen und keine gute Werbung für den Vortrag.

Sechs Monate vorher: Bewertung

Mit dem Ende der Einreichfrist beginnt der Tagungsbeirat mit der Bewertungsphase. Jeder Beirat hat bis Mitte Mai etwa drei Wochen Zeit, um die Bewertungen im Tagungsportal vorzunehmen. Das dortige Bewertungswerkzeug bietet eine Übersicht der Einreichungen nach Titel, Referent, Themenbereich, Vortragsformat und Anzahl der bereits vorgenommenen Bewertungen pro Einreichung. Im Detailbereich werden alle Felder der Einreichung sichtbar. Die Beiräte haben außerdem Zugriff auf die Historie eines Referenten, die bis 2012 zurückgeht.

Jedes Mitglied im Beirat hat die Aufgabe, etwa 50 Prozent der deutschen und englischen Einreichungen zu bewerten, damit am Ende alle Einreichungen bewertet sind. Die Anzahl der Einreichungen variiert. Für die Jahrestagung 2014 wurden mehrere hundert deutsch- und englischsprachige Beiträge zu den Themenbereichen eingesendet.

Die Beiräte bewerten die Themenbereiche, in denen sie über die größten Erfahrungen und Bezugspunkte verfügen.

Kriterien der Bewertung

Die Beiräte vergeben in Einzelarbeit Punkte je nachdem, für wie interessant oder geeignet sie die Einreichungen halten. Durch die unterschiedlichen fachlichen Hintergründe finden verschiedene Gesichtspunkte bei der Auswahl der Beiträge Berücksichtigung.

Die Bewertung wird anhand der gleichen Bewertungskriterien vorgenommen wie das Feedback der Teilnehmer. Dazu gehören erwartete Qualität, Referent, Vortragsgegenstand und Werbefreiheit. Die Beiräte geben eine Gesamtbewertung ab und können für die anderen Beiräte Kommentare hinterlegen. Ein Beirat kann jedoch nicht die Bewertungen der anderen Beiräte sehen.

So ist sichergestellt, dass subjektive Einschätzungen ausgeglichen werden, die sich nicht vermeiden lassen. Auch wird damit sichergestellt, dass niemand die Oberhand im Beirat gewinnen kann und dadurch die Auswahl beeinflusst.

Alle Beiräte sind darauf bedacht, neue Referenten auszuwählen, die eine andere Sichtweise und Erfahrung bieten. Ebenso kommen erfahrene und vom Publikum gut bewertete Referenten zum Zuge.

Auswahl der Einreichungen

Ebenfalls im Mai trifft sich der Tagungsbeirat in der Stuttgarter Geschäftsstelle, um die Einreichungen auszuwählen. Aus den Punkten der Einzelbewertungen werden vom Bewertungssystem die Durchschnittswerte errechnet und die Beiträge in jedem Themenbereich nach dieser Punktzahl sortiert.

Themenbereiche bilden im Tagungsprogramm Tracks, die tageweise organisiert sind. Die Anzahl der Tracks und die Anzahl und Formate pro Track hängt wiederum von den verfügbaren Räumlichkeiten und den Ergebnissen der Vorbesprechung ab. Die Geschäftsstelle legt dem Beirat einen Rohentwurf des Tagungsprogramms vor. Dann werden die Beiträge – der Beitrag mit der höchsten Punktzahl zuerst, dann der Beitrag mit der zweithöchsten Punktzahl … – in das Tagungsprogramm aufgenommen, bis für jedes Thema die verfügbaren Vortragsslots verteilt sind. Da es meist mehr Einreichungen als Vortragsslots gibt, können leider nicht alle Einreichungen berücksichtigt werden, auch wenn sie in Frage kommen würden.

Im Fall einer Ablehnung

Wird eine Einreichung nicht angenommen, bedeutet dies nicht, dass sie schlecht wäre. Die Ablehnung bedeutet lediglich, dass andere Beiträge mehr Punkte erhalten haben. Im Grunde kann eine Ablehnung jeden treffen. Falsch wäre darum die Einschätzung, es würde sich bei der Ablehnung um ein Zeichen mangelnder Qualität oder einer Abwertung der fachlichen Kompetenz eines Referenten handeln.

Grenzfälle diskutiert und entscheidet der Beirat ohne Vorbehalte. Beispiele für Grenzfälle sind widersprüchliche Bewertungen, durchgängig schlechte Bewertungen der Besucher auf vergangenen Tagungen, Aufnahme neuer oder auch unerfahrener Referenten, Wechsel der Vortragsform einzelner Beiträge, Begrenzung auf die maximale Anzahl von Beiträgen pro Referent und Firma, außerdem faire Verteilung zwischen Konkurrenten.

Die Entscheidungen des Beirats werden im Tagungstool für alle Einreichungen festgehalten. Der Beitrag wird dann versehen mit „angenommen“, „unter Auflagen angenommen“ oder „abgelehnt“.

Mitteilung an die Referenten

Im nächsten Schritt versendet die Geschäftsstelle an alle Einreicher eine E-Mail mit der Entscheidung des Beirats. Durch die hohe Menge der Einreichungen ist es organisatorisch und zeitlich nicht möglich, jede Entscheidung einzeln zu erläutern, darum wird ein standardisierter Text verwendet. Die Referenten bekommen mit dieser E-Mail außerdem Informationen über den weiteren Verlauf bis zur Tagung.

Die ausgewählten Referenten bestätigen ihrerseits die Zusage, ebenfalls über das Tagungstool. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ihren Ankündigungstext zu überarbeiten und ein Foto hochzuladen. Fehlen für Themenbereiche noch Beiträge, kümmern sich Geschäftsstelle und Tagungsbeirat um die Nachakquise von Referenten.

Fünf Monate vorher: Programm

Bis Ende Juni wird das endgültige Programm in der Geschäftsstelle zusammengestellt: Welcher Track findet an welchem Tag und in welchem Raum statt? Welche Beiträge dürfen nicht parallel stattfinden? Welche Überschneidungen sind zu vermeiden und wie können die Referenten koordiniert werden? Bei jeder Tagung müssen etwa 200 Vorträge, Tutorials und Workshops mit insgesamt 250 Referenten zusammengestellt werden.

Im Juli steht dann das fertige Programm zunächst auf dem Portal bereit. Die gedruckte Fassung folgt bis August. Das Programmheft enthält zusätzlich Informationen über Rahmenprogramm, Veranstaltungsort und Teilnahme. Versendet wird das Programm an alle Mitglieder und Interessenten.

Zwei Monate vorher: Ausarbeitung

Bis Mitte September müssen die Referenten einen Artikel für den Tagungsband einreichen. Der Text soll die wesentlichen Aussagen des Beitrags als Fließtext zusammenfassen. Vor der Tagung erhalten die Teilnehmer den Band mit allen Texten, früher auf Papier, jetzt als Download oder auf der Tagung als USB-Stick. Jeder Teilnehmer kann sich also frühzeitig ein Bild machen und seinen Besuch planen.

Hilfe für Referenten

Der Tagungsbeirat empfiehlt, die spätere Präsentation parallel zum Tagungsbandartikel vorzubereiten. So passen die Inhalte des Artikels und der Präsentation zueinander. Um weniger erfahrenen Referenten den Einstieg zu erleichtern, bietet der Beirat ein kostenloses Coaching an. Darin geben die Beiräte Tipps zur Vortragsgestaltung, außerdem wie sich ein Beitrag inhaltlich aufbauen lässt. Dem Erfolg auf der Tagung steht also fast nichts mehr im Weg.

Um das Beste aus dem Vortrag zu machen, hat die tekom eine Checkliste veröffentlicht. Sie heißt „Vorträge vorbereiten und halten“ und ist über das Tagungsportal abrufbar. Die Checkliste bietet bereits eine Reihe von Anhaltspunkten, vor Ort gilt es noch ein paar Dinge zu vermeiden:

  • Referent fehlt: Unangenehm, vor allem bei Workshops, da die Teilnehmer insgesamt an nur drei Workshops teilnehmen dürfen und manchmal nur deswegen zur Tagung kommen. Ist ein Referent krank, ist dies nachvollziehbar. Ansonsten ist das Fehlen keine Empfehlung für weitere Auftritte als Referent.
  • Vortragsformat nicht beachtet: Das passiert leider immer wieder, besonders bei Workshops, die als Fachvortrag angelegt werden. Allerdings sollen gerade dort die Teilnehmer aktiv mitarbeiten und selbst Ergebnisse erzielen, anstatt zuzuhören.
  • Vortragszeit überschritten: Es empfehlen sich eine präzisere Zielsetzung oder auch Fokussierung des Themas, bessere Strukturierung und Zeitplanung für die eigenen Inhalte sowie für Fragen und Diskussionen aus dem Publikum.
  • Folien abgelesen: Die Tagung bedeutet für alle Besucher ein volles, manchmal anstrengendes Programm. Einen freien und flüssigen Vortrag schätzen daher die Teilnehmer. Der Referent muss dazu Thema und Präsentation beherrschen, auch die Folien müssen stimmig sein. Ein engagierter Vortrag sowie ein respektvoller Umgang mit dem Auditorium erleichtern die Aufnahme neuer Inhalte.
  • Formal unattraktiv: Ein Vortrag ist kompliziert, mit Details überladen oder besitzt wenig Praxisbezug.

Bis zum Start der Tagung bearbeitet die Geschäftsstelle die Fragen und Anmeldungen der Referenten und Tagungsteilnehmer. Die Anmeldungen zu den Workshops werden genau erfasst und bei großer Nachfrage eine Wiederholung angestrebt.

Während der Tagung

Meist Anfang November startet die Tagung. Im Vorfeld erklären die verantwortlichen Mitarbeiter organisatorische Details per E-Mail, die Beiräte beantworten letzte Fragen.
Eine weitere Aufgabe der Beiräte ist der Besuch von Vorträgen, um sich einen Eindruck von Referenten und Themen zu machen. Auch sprechen die Beiräte mit Teilnehmern und Referenten über Anregungen und Wünsche für zukünftige Tagungen.

Am Ende bewerten alle Teilnehmer, wie der Vortrag angekommen ist.

Jeder Tagungsteilnehmer hat die Möglichkeit, Vorträge und Workshops zu bewerten. Die Bewertungen fließen anschließend zurück ins Tagungsportal und unterstützen die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung.

Einen guten Eindruck runden Referenten ab, wenn sie ihre Vortragsfolien und Fotos der Workshop-Ergebnisse ins Tagungsportal hochladen und damit allen Teilnehmern anbieten.

Ein internationales Ereignis
Im Frühjahr 1981 veranstaltete die tekom erstmals eine Tagung. Etwa 400 Personen wurden angeschrieben, die in der Technischen Dokumentation tätig waren. Im Laufe der Zeit hat sich die Tagung zum Branchenereignis entwickelt, immer mehr Besucher stammen aus dem europäischen Ausland und aus Übersee. An sie wendet sich die englischsprachige tcworld conference, die zur gleichen Zeit stattfindet.
Zur Tagung gehört außerdem eine Messe, auf der 2015 170 Unternehmen Dienstleistungen und Produkte für die Technische Kommunikation zeigten. 2014 erlebte die Tagung eine neue Entwicklungsstufe. Sie wechselte nach 13 Jahren von Wiesbaden nach Stuttgart ins dortige Internationale Congresszentrum Stuttgart, kurz „ICS“.
Darum lohnt es sich
  • Präsentation auf weltweit bekannter Tagung
  • Kompetenz zeigen
  • Ergebnisse und Lösungen veröffentlichen
  • Wissen weitergeben
  • Fachlichen Austausch betreiben
  • Freier Eintritt auf der Tagung


Autoreninformation

Frank Fleury
Der Mitinhaber des Beratungsunternehmens Fleury & Fleury Consultants führt gleichzeitig die MKI Gesellschaft für Mediation, Konfliktmanagement und -intervention. Für die tekom ist er ehrenamtlich als Tagungsbeirat und Regionalgruppenleiter tätig.
ff@fleuryfleury.com
www.fleuryfleury.com