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Teilnahmebedingungen / Terms and Conditions for Speakers

Mit der Einreichung einer Bewerbung für einen Beitrag (Workshop / Tutorial / Fachvortrag / Podium / Meetups) erkennt der Referent die folgenden Bedingungen an:

Auswahl

Die Auswahl der Bewerbungen nimmt ausschließlich der Beirat für Tagungen der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. (im Folgenden: tekom) vor. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme mit dem eingereichten Beitrag. Die Entscheidung des Beirats wird dem Referenten ohne Begründung mitgeteilt.

Teilnahmeverpflichtung

Der Referent verpflichtet sich, seinen Beitrag nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen zu erbringen; anderweitige Regelungen sind nur in Absprache mit der Tagungsleitung möglich. Er ist grundsätzlich verpflichtet die jeweilige Thematik neutral, hersteller- und produktunabhängig zu präsentieren.

Persönliche Teilnahme

Die Teilnahme ist auf den jeweiligen Referenten bezogen und nicht bezogen auf ein Unternehmen oder sonstige Institution, dem der Referent angehört. Der Referent erbringt seinen Beitrag persönlich (ggf. zusammen mit einem Co-Referenten). Er behandelt das Vortragsthema im sich aus der Bewerbung ergebenden Umfang und in der entsprechenden Weise.

Der "Austausch" eines Referenten ist prinzipiell nicht möglich. Falls ein Referent ausfällt, behält sich die tekom vor, den Beitrag ersatzlos zu streichen. Ist der Referent am Veranstaltungstag verhindert (z.B. wegen Krankheit), wird er sich schnellstmöglich mit der Tagungsleitung vor Ort in Verbindung setzen. Weiterhin verpflichtet er sich, die Suche nach einem Ersatzreferenten zu unterstützen.

Ankündigung und Präsentation

Um den Beitrag anzukündigen und die Tagung zu dokumentieren, verpflichtet sich der Referent folgende Unterlagen, entsprechend der dafür gesetzten Fristen, zu übersenden bzw. auf dem tekom-Tagungsportal einzustellen:

  • Ankündigung für den Beitrag
  • Lebenslauf der Referenten
  • Foto
  • Beitrag zum Tagungsband: 2-seitige Zusammenfassung des Beitrags als Fließtext
  • Präsentationsfolien

An den vorstehend aufgelisteten Unterlagen räumt der Referent mit der Einsendung dieser, der tcworld GmbH (Veranstalter) unwiderruflich und unentgeltlich alle Nutzungsrechte im Sinn der §§15 ff. UrhG, insbesondere die Rechte der Vervielfältigung, öffentlichen Zugänglichmachung und Bearbeitung (insbesondere Übersetzung) ein.

Bei nicht fristgerechtem Eingang der Unterlagen behält sich die tcworld GmbH (Veranstalter) vor, den Beitrag aus dem Tagungsprogramm herauszunehmen. Etwaige Erstattungsansprüche entfallen.

Teilnahme an der Tagung

Jeder Referent erhält einen kostenfreien Teilnehmerausweis zur jeweiligen Veranstaltung. Er hat die Möglichkeit, alle Vorträge zu besuchen und an Workshops, nach vorheriger Anmeldung, teilzunehmen sowie die Ausstellung / Messe zu besuchen. Co-Referenten von Fachvorträgen erhalten nur am Tag des Vortrags freien Eintritt. Das Mittagessen und Getränke an den Getränkestationen sind kostenfrei.

Referentenbesprechung

Eine Teilnahme an der Referentenbesprechung am Vorabend einer Tagung ist erwünscht, jedoch nicht Pflicht.

Honorar und Kostenerstattung

Eine gesonderte Vergütung von Spesen und/oder Fahrtkosten erfolgt nicht. Aufwendungen zur Erstellung des Vortrags und für Teilnehmerunterlagen werden ebenfalls nicht erstattet. Für einen Workshop erstattet die tcworld GmbH (Veranstalter) dem Referenten 150,00 Euro pro Veranstaltung (Rechnungsstellung bis 4 Wochen nach der Veranstaltung). Für alle anderen Vorträge wird kein Honorar gezahlt. Hochschullehrer können in begründeten Ausnahmefällen eine Reisekostenerstattung im Rahmen der tekom-Reisekostenrichtlinie bei der tekom beantragen.

Nichtdurchführung einer Veranstaltung

Die tcworld GmbH (Veranstalter) ist aus schwerwiegenden Gründen (z.B. Schließung des Veranstaltungsortes, höhere Gewalt, etc.) berechtigt, eine tekom-Tagung abzusagen oder zu verlegen. Ansprüche auf die Zahlung der Workshop-Vergütung oder auf Ersatz von Auslagen können im Falle der Veranstaltungsabsage nicht geltend gemacht werden.

Ton- und Bildaufnahmen

Die tcworld GmbH (Veranstalter) hat das Recht, Bild- und Tonaufnahmen der Veranstaltung zum Zweck der Dokumentation oder der Eigenveröffentlichung anzufertigen, sofern der Referent nicht vor Beginn der Veranstaltung widerspricht.

Haftung

Der Referent trägt selbst Sorge für seinen Versicherungsschutz gegen Unfälle, Krankheit, etc. Hinsichtlich seiner Vortragsunterlagen stellt der Referent die tcworld GmbH (Veranstalter) von allen Ansprüchen Dritter, die auf Verletzung von Urheberrechten beruhen, frei.

Einwilligung in die Datenerhebung und Verarbeitung


Der Referent stimmt der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogenen Daten durch die tekom / tekom Europe und deren Servicedienstleister (und Veranstalter) tcworld GmbH zu Vertragszwecken zu. Dies schließt auch die Erhebung und Speicherung der Zuhörer-Feedbacks zu seinem Vortrag / seinen Vorträgen ein. Diese Feedbacks dienen nur der internen Verwendung und werden nicht an Dritte weitergegeben. Das Ergebnis der Erhebung wird dem Referenten mitgeteilt.
Darüber hinaus ist er bis zum jederzeit möglichen Widerruf damit einverstanden, weitere Informationen über Veranstaltungen, Publikationen und Trainings von tekom / tekom Europe und tcworld per E-Mail, telefonisch oder mit der Post zu erhalten. Der Widerruf kann jederzeit per E-Mail unter info@tekom.de oder unter der im Impressum genannten Postanschrift oder der dort genannten Faxnummer erfolgen.

 

 

With the submission of an application for a presentation (workshop, tutorial, lecture, panel, meetups) the speaker accepts the following terms and conditions.

Selection

 

The applications will be selected exclusively by the advisory board (tcworld conference) / conference board committee (European Conferences) for the respective conference. Submitting a presentation does not entitle the speaker to attend the event. The decision of the advisory board / conference board for the respective conference will be conveyed to the speaker without providing any reasons for refusal or acceptance.

Obligation to Participate

The speaker undertakes to provide his presentation in accordance with the following guidelines, unless otherwise agreed upon with the conference management. The speaker is generally obligated to present the respective subject objectively and in a vendor- and product-neutral way.

Personal Participation

The participation at the conference solely refers to the speaker and not to a company or any institution the speaker may belong to. The speaker provides his presentation individually (if necessary with a co-speaker). He treats the presentation subject in accordance with the scope specified in the application, and in an appropriate manner. On principle the “substitution” of a speaker is not possible. If a speaker revokes his attendance tcworld GmbH reserves the right to cancel the presentation without replacement. Should the speaker be prevented for any reason (e.g. due to illness) on the conference day itself, he will contact the conference management as soon as possible. If a speaker has to cancel his participation he undertakes to support the search for a substitute speaker.

Announcement and Presentation

In order to announce the presentation and to document the conference the speaker undertakes to send the following documents or rather upload them on the “conference portal” website within the set deadline

  • the announcement text for the presentation
  • the curriculum vitae of the speaker
  • a photo
  • the presentation slides
  • exclusively for the tcworld conference: an abstract for the conference proceedings: a two-page summary of the presentation as continued text (without slides)
  • presentation slides (after the conference)

With the submission of the above-mentioned documents, the speaker grants tcworld GmbH (organizer) the full and irrevocable and royalty-free rights of use as defined by article 15 ff. of the German Copyright Act (§§ 15 ff. UrhG), in particular the rights of reproduction, public access and adaption (especially translations).
If the documents are not submitted in due time, tcworld GmbH reserves the right to remove the presentation from the conference program. The speaker does not have any entitlement to compensation.

Participation at the Conference

Each speaker receives a free conference pass for the respective conference. In case of the tcworld conference he has the opportunity to attend all lectures and workshops (with prior notice), as well as the trade fair. It may be necessary for some conferences to register at the official website with a special code. Co-speakers of lectures only receive free admission on the day of the lecture. Lunch and drinks at the beverage cart are free of charge. Details will be specified by the conference management.

Speakers' Meeting

Participation at the speakers' meeting (web conference) before the conference is requested but not mandatory.

Fees and Refunds

There is no separate payment for expenses and/or travel expenses. Also, any expenses incurred due to the creation of the presentation or the preparation of the documentation for the participants are not refunded. The speaker receives 150.00 Euro per workshop from tcworld GmbH (organizer). The amount must be invoiced within 4 weeks after the event takes place. No fee will be paid for any other kind of lecture or presentation. In justifiably exceptional cases, professors can apply for compensation of their travel expenses in line with the tekom directive for travel expenses.

Cancellation of an Event

tcworld GmbH (organizer) is entitled to cancel or postpone a tekom annual conference due to serious reasons (e.g. closure of the venue, force majeure, etc.). If an event is canceled, no claims can be made for the payment of the workshop fee or the refund of expenses.

Audio and Video Recordings

The tcworld GmbH (organizer) is entitled to produce audio and video recordings of the event for documentation purposes or self-publishing, if the speaker does not object to this prior to the start of the event.

Liability

The speaker has to ensure that he has his own insurance covering accidents, illness, etc. With regard to his presentation materials, the speaker will indemnify tcworld GmbH from all claims by third parties that are arising from the infringement of copyrights.

Evaluation

tcworld reserves the right to evaluate the saatisfaction of the conference attendees with the help of feedback questionaires or feedback Apps such as “Honestly”. Such feedback reffereing to a presentation is solely for the use within the advisory board / conference board committee and the speaker himself and will not be published.

Personal Data

The personal data provided by the speaker are collected, processed and used by tcworld GmbH and tekom Deutschland / tekom Europe for the purposes of the conference. This includes the attendees’ feedback to presentations. The personal data will not be passed on or sold to any third party for advertising purposes.


The presentation slides are made available for the attendees of the conferences and are often published on the conference website. It is up to the speaker to decide, wether he wants to share contacts details on his slides or not. If the speaker shares contact details on his sildes, tcworld can not prevent these data beeing collected and used by third parties.


The speaker consents to the organizations named above using his data to keep him informed by mail, email or phone about

  • upcoming conferences and events (especially but non exclusively call for papers)
  • new publications and
  • training programs of tekom and tcworld GmbH.

The speaker can revoke his consent at any time

  • by fax (+49 711 65704-99)
  • by email  info@tekom.de. or
  • mail to tcworld GmbH, Rotebühlstraße 64, 70178 Stuttgart.